Même si la loi ALUR de 2015 avait déjà établi des règles concernant la mise en place d’un accès en ligne pour les documents relatifs à la gestion de la copropriété, la loi ELAN du        25 novembre 2018 n°2018-1021 est venue compléter la liste des documents devant obligatoirement figurer dans l’espace extranet de l’immeuble, avec un accès libre et sécurisé pour plus de transparence.

Une tâche supplémentaire pour le Syndic ou un outil de communication ? 

Les 2 bien sûr, mais c’est le prix à payer par le Syndic pour offrir à ses clients copropriétaires un extranet conforme à la loi ELAN et pour donner toute la transparence de son travail.

Aux copropriétaires (ils ne sont que 10 à 15% à l’utiliser aujourd’hui) d’y venir régulièrement pour rechercher notamment les documents nécessaires à la vente de leur bien, sans facturation du Syndic !  

DECOUVREZ :

La loi ELAN est venue étendre la liste minimale des documents dématérialisés qui doivent être mis à disposition des copropriétaires et du Conseil Syndical sur l’extranet de la copropriété. 

Cette liste précise les documents à fournir à minima (20 au total). Le Syndic peut, s'il le souhaite, fournir d’autres documents complémentaires qu'il jugera utiles et nécessaires à l’information des copropriétaires.

9 DOCUMENTS OBLIGATOIREMENT ACCESSIBLES À TOUS LES COPROPRIÉTAIRES

• Le règlement de copropriété, l’état descriptif de division et ses différents actes modificatifs publiés,
• la dernière fiche synthétique de copropriété rédigée par le Syndic, 
• le carnet d’entretien de l’immeuble,
• les diagnostics techniques des parties communes de l’immeuble,
• les contrats d’assurance de l’immeuble en cours de validité souscrit au nom du syndicat des copropriétaires,
• tous les contrats et marchés en cours conclus par le Syndic,
• les contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs,
• les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales ainsi que les devis de travaux qui y ont été approuvés,
• le contrat de syndic en cours.

4 DOCUMENTS OBLIGATOIREMENT ACCESSIBLES AU COPROPRIÉTAIRE DE SON PROPRE LOT

• Le compte individuel arrêté après approbation des comptes par l’assemblée générale,
• le montant des charges clôturé et payé par le copropriétaire lors des deux derniers exercices,
• la part du fonds travaux rattachée à son propre lot défini selon l'approbation des comptes par l’assemblée générale,
• les différents avis d’appels de fonds reçus au cours des trois dernières années.

7 DOCUMENTS OBLIGATOIREMENT ACCESSIBLES AU CONSEIL SYNDICAL

• La liste de tous les copropriétaires,
• les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires,
• le relevé des charges et produits de l’exercice échu,
• les relevés périodiques des comptes bancaires du syndicat des copropriétaires,
• les assignations en justice relatives aux procédures judiciaires en cours ainsi que les décisions de justice dont les délais de recours n’ont pas expiré,
• la carte professionnelle du Syndic,
• une attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle et de garantie financière au nom du Syndic.

Si le Syndic ne respecte pas cette liste de documents établie, c'est le rôle du Conseil Syndical de veiller au respect de cette liste. Il devra ainsi réclamer au Syndic, tout document manquant à l'extranet.

Rappelons enfin que le décret du 23 Mai 2019 a arrêté le principe d’une pénalité financière contre le Syndic, fixée à un montant minimum de 15 euros par jour de retard dans le cas où le Syndic ne remettrait pas les documents demandés par le Conseil Syndical au-delà d'un délai d'un mois suivant la demande. Cette pénalité sera liquidée par déduction sur les honoraires de base.