L’ARC vient de publier le 25 Juillet 2024 un article reprenant les conclusions du dernier rapport de la DGCCRF relatif aux contrats-type de syndics.

« En 2018, la répression des fraudes avait procédé à une 1ère enquête sur les contrats de syndic et avait relevé un nombre très significatif de pratiques anti-concurrentielles et trompeuses avec des anomalies dans les contrats

En 2022, une 2ème enquête a été réalisée par la même DGCCRF produisant un nouveau rapport  publié ces dernières semaines.

Le constat reste toujours aussi alarmant puisque 65,4 % des contrats présentent des anomalies. Sur 457 syndics de copropriétés contrôlés par la DGCCRF en 2021-2022, 313 contrats de professionnels étaient en anomalie ».  

Vous êtes Syndics professionnels, êtes-vous certain que votre contrat est conforme au décret du 26 Mars 2015 ?

L’article paru dans Le Particulier en Mai 2013 vous permettra de vous en assurer.

DECOUVREZ 

Source : Article de Laure LE SCORNET pour LE PARTICULIER (publié le 09/05/2023)

Le contrat type de syndic indique la liste de prestations qui doivent obligatoirement figurer dans le forfait de base. 

Afin de faciliter la comparaison, un contrat type énumère les prestations obligatoirement incluses dans le forfait de base prélevé par le syndic de copropriété et celles qui peuvent donner lieu à des suppléments d'honoraires. Explications.

SOMMAIRE

• La rémunération de base du syndic
• Les prestations incluses dans le forfait de base
• La fixation du forfait de base
• Certaines prestations peuvent être exclues du forfait de base
• Les prestations peuvent être facturées en supplément

Tous les syndics doivent présenter un contrat type. Le décret du 26 mars 2015, qui en détaille le contenu, a été annexé au décret n° 67-223 du 17 mars 1967 (annexes I et II). Le but ? 

Éviter les abus et permettre de comparer les offres. Le projet de contrat type doit être accompagné d'une fiche d'information sur les prix et prestations du syndic. Une amende administrative, d'un montant maximal de 3 000 € pour une personne physique et de 15 000 € pour une personne morale, s'applique en cas de non-respect du contrat type ou de la fiche d'information (art. 18-1 A 1 de la loi de 1965). Les informations qui suivent visent les contrats conclus après le 4 juillet 2020. Le guide pour votre première déclaration des biens immobiliers au fisc.

1. La rémunération de base du syndic

Le contrat type de syndic fonctionne sur le principe du « tout sauf » : en clair, il énumère les prestations obligatoirement incluses dans le forfait de base et dresse la courte liste de celles qui, par exception, peuvent donner lieu à des suppléments d'honoraires. Les comparaisons de coûts entre différents syndics doivent ainsi être facilitées ; un point important pour les conseils syndicaux qui remettent leur syndic en concurrence.

NB : Le contrat du syndic doit préciser la durée de son mandat, ainsi que les dates calendaires de prise d'effet et d'échéance (art. 29 du décret de 1967).

1. Les prestations incluses dans le forfait de base

Le contrat type de syndic prévoit une liste non limitative de prestations obligatoirement incluses dans le forfait de base (annexe 1 du décret de 1967). Il s'agit principalement de :

• Préparation et la tenue de l'AG annuelle : établissement de l'ordre du jour, convocations, secrétariat de l'AG, envoi des PV… à l'intérieur de la plage horaire prévue au contrat,
• Mise à disposition du conseil syndical des documents concernant la copropriété ; y compris par le biais de l'extranet,
• Tenue de la comptabilité de la copropriété : établissement de documents comptables, ouverture d'un compte bancaire séparé obligatoire, tenue des comptes des copropriétaires, appels de charges, remise des archives au successeur,
• Administration de la copropriété : établissement de la « fiche synthétique de la copropriété », tenue du carnet d'entretien, établissement de la liste des copropriétaires, conservation des archives de la copropriété, visites de l'immeuble, gestion des travaux d'entretien courant,
• Gestion des assurances de l'immeuble : souscription des contrats, gestion des sinistres, versement des indemnités,
• Gestion du personnel de la copropriété : embauche, paiement des salaires, licenciement…

La fiche d'information sur les prix et prestations

Depuis le 1er janvier 2022, pour faciliter leur mise en concurrence, les syndics professionnels doivent remettre aux copropriétaires une fiche d'information sur les prix et les prestations qu'ils proposent, conforme à un modèle fixé par arrêté du 30.7.2021(JO du 9.9. 2021). 

Cette fiche contient les éléments d'identification du syndic (nom, n° d'immatriculation au RCS, n° de carte professionnelle...), l'identification de la copropriété (adresse, n° d'immatriculation, nombre de lots...), la durée du contrat du syndic, la quotité des heures ouvrables et les horaires de disponibilité, le contenu du forfait; les prestations particulières non comprises dans le forfait et leur mode de tarification, la tarification des principales prestations applicables au seul copropriétaire concerné (frais de recouvrement, frais et honoraires en cas de vente d'un lot, frais de tenue d'AG réunie à la demande d'un ou plusieurs copropriétaires pour des questions concernant leurs droits et obligations).

1. La fixation du forfait de base

Pour déterminer le montant du forfait de base, les syndics appliquent généralement un prix par lot principal de copropriété (appartement, local commercial ou professionnel) et par an, à l'exclusion des lots accessoires (caves, garages…). 

Par exemple, si un syndic annonce 180€ TTC par lot pour un immeuble de quarante lots principaux, la gestion courante reviendra à 7 200€ TTC par an à la copropriété (180€ x 40). Ces honoraires seront répartis entre tous les copropriétaires, proportionnellement à leurs tantièmes (millièmes) de copropriété.

Des prestations peuvent être ajoutées au forfait

Le contrat type fixe une liste de tâches devant figurer dans le forfait de base, mais n'interdit pas d'y inclure les prestations ci-dessous qui pourraient, sinon, faire l'objet d'une tarification supplémentaire. Tout dépend donc de la capacité de négociation du conseil syndical. Ainsi, le forfait de base peut comprendre, d'un commun accord entre les parties, deux prestations supplémentaires (art. 7.1.3 de l'annexe 1 du décret de 1967) :

• Tenue d'une assemblée générale extraordinaire,
• Organisation de réunions avec le conseil syndical. Curieusement, le contrat type n'impose pas au syndic qu'il assiste à au moins une réunion du conseil syndical, y compris celle qui se tient pour préparer l'AG.

Préciser les heures ouvrables du syndic

Le décret sur le contrat type de syndic impose que les heures ouvrables de son cabinet – y compris les heures de permanence téléphonique – apparaissent noir sur blanc sur le contrat (art. 7 de l'annexe 1 du décret de 1967). Par exemple : « Le lundi de … h. à … h. et de … h. à … h. » Il faut aussi préciser les heures durant lesquelles les copropriétaires pourront entreprendre leurs démarches individuelles. Ceci les assure de disposer d'un contact dans les heures convenues.

La facturation de l'assemblée générale annuelle

La tenue de l'AG annuelle est obligatoirement incluse dans le forfait de base, mais seulement dans le cadre d'une plage horaire qui doit être définie au contrat. Par exemple, le contrat peut prévoir que la tenue de l'AG sera comprise dans la gestion courante jusqu'à 19 heures. En revanche, si l'AG se tient ou se prolonge après 19 heures, des honoraires supplémentaires, dont le coût doit être précisé au contrat, seront dus au syndic.

Dans les faits, la majorité des AG ont lieu en fin de journée et sont facturées en honoraires particuliers. Le conseil syndical a donc tout intérêt à négocier dans le contrat une prolongation de l'AG, par exemple jusqu'à 20 heures, sans supplément de coût, et à veiller à ce que le coût des assemblées générales en nocturne ne dépasse pas certaines limites. Le risque est que le syndic facture fortement, comme par le passé, ses interventions en dehors des heures ouvrables.

Négocier le nombre de visites de l'immeuble

Le forfait de base doit comprendre « les visites et vérifications périodiques de la copropriété impliquées par la mission relative à l'administration, à la conservation, à la garde et à l'entretien de l'immeuble » (art. 7.1.1 de l'annexe 1 du décret de 1967).

Le texte n'impose pas, cependant, un nombre minimum de visites et laisse les syndics et les conseils syndicaux négocier ensemble ce point important. Outre la fréquence des visites et leur durée, le contrat doit préciser si elles donneront lieu à la rédaction d'un rapport et si elles s'effectuent ou non en présence du président du conseil syndical.

Les photocopies ne peuvent pas être facturées à part

Les « frais de reprographie » (photocopies) font obligatoirement partie du forfait de base et ne donnent lieu à aucune rémunération supplémentaire (art. 7.1.1 du décret de 1967). En revanche, les frais d'affranchissement pour l'envoi des documents liés aux prestations du forfait ne sont pas inclus dans le forfait et doivent être remboursés au syndic (art. 7.1.5 de l'annexe 1 du décret de 1967).

À négocier, également, le montant que le syndic facture pour les visites supplémentaires, hors forfait, ainsi que pour les interventions d'urgence en cas de sinistre en dehors des heures ouvrables. Celles-ci peuvent être facturées en plus (art. 7.2.2 et 7.2.4 de l'annexe 2 du décret de 1967).

1. Certaines prestations peuvent être exclues du forfait de base

Le décret permet d'exclure du forfait deux types de prestations qui en font normalement partie (art. 7.1.4 de l'annexe 1 du décret de 1967). Cette disposition doit permettre d'alléger la tâche du syndic, et donc le montant de son forfait de base.

La conservation et la gestion des archives

Cette tâche peut, en effet, être déléguée à une société spécialisée (un vote de l'AG est nécessaire). Le contrat type de syndic prévoit que le choix d'un prestataire extérieur entraîne une diminution des honoraires de base du syndic, cette tâche ne faisant plus partie du forfait. Le contrat doit préciser sous quelle forme aura lieu la baisse d'honoraires du syndic en choisissant entre deux options : soit un montant exprimé en euros sur lequel les parties se sont mises d'accord, soit le montant pur et simple de la facture adressée au syndicat par la société prestataire.

La mise en place d'un extranet de copropriété

Les syndics professionnels doivent proposer en AG la mise en place d'un accès internet sécurisé (on parle aussi d'extranet de copropriété). Il s'agit d'un accès sécurisé en ligne à un certain nombre d'informations relatives à la copropriété : comptes individuels et généraux, PV des assemblées, règlement de copropriété et modificatifs, contrats… (art. 18, I de la loi de 1965). Certains cabinets proposent des services étoffés. Une prestation chronophage qui a un coût… Un décret du 23 mai 2019 (décret n° 2019-502) mentionne la liste minimale des documents et informations devant y figurer. Les copropriétaires peuvent cependant en dispenser le syndic par une décision prise à la majorité de l'article 25, ce qui doit diminuer le montant du forfait (art. 7.1.5 de l'annexe 1 du décret de 1967).

1. Les prestations peuvent être facturées en supplément

Le contrat type de syndic prévoit une liste limitative des prestations qui ne sont pas incluses dans le forfait (annexe 2 du décret de 1967). Elles peuvent donc faire l'objet d'une facturation spécifique. Traditionnellement, on parle aussi « d'honoraires particuliers » du syndic. Il s'agit, principalement, des tâches suivantes :

• Tenue de l'AG annuelle en dehors des heures prévues par le contrat,
• Préparation et la tenue d'une AG extraordinaire,
• Organisation d'une réunion supplémentaire avec le conseil syndical, par rapport à celle(s) incluse(s) dans le forfait,
• Réalisation d'une visite supplémentaire de la copropriété par rapport à celles(s) incluse(s) dans le forfait,
• Immatriculation de la copropriété. Cette obligation consiste à renseigner les caractéristiques de l'immeuble sur un registre tenu par un établissement public. 

Mais la simple mise à jour du registre est incluse dans le forfait (annexe 1 décret de 1967).

La facturation des prestations « hors forfait »

Les prestations particulières sont rémunérées au coup par coup, selon des tarifs qui doivent être indiqués noir sur blanc sur le contrat de syndic (art. 7.2 de l'annexe 2 du décret de 1967).

Selon le cas, les prestations peuvent donner lieu à l'application d'un tarif horaire (par exemple, 150€ TTC/heure pour la participation du syndic à l'AG annuelle au-delà de la tranche horaire prévue dans le forfait de base) ou d'un prix unitaire. Comme auparavant, le syndic reste libre de fixer le montant des honoraires particuliers. En effet, le décret ne fixe pas de plafonds, contrairement aux souhaits exprimés par les associations de défense des copropriétaires. Le conseil syndical doit donc étudier attentivement les offres de contrats des syndics pressentis pour comparer et négocier les prix proposés par les candidats.

NB : Les honoraires du syndic pour les travaux décidés en AG ne peuvent pas être prévus dans le contrat de syndic. Ils doivent être votés en même temps que les travaux.

Les frais imputables aux copropriétaires concernés

Le décret dresse la liste précise des frais que les copropriétaires doivent régler individuellement (art. 9 de l'annexe 1 du décret de 1967). Cette disposition concerne :

• Frais de mise en recouvrement de charges impayées : mise en demeure par lettre recommandée, relances, conclusion d'un protocole d'accord, constitution ou mainlevée d'hypothèque, dépôt d'une requête en injonction de payer.

Notez aussi que la constitution de dossier à transmettre au commissaire de justice (ex huissier de justice) et le suivi du dossier transmis à l'avocat peuvent occasionner des frais spécifiques à la charge du syndicat des copropriétaires, mais seulement en cas de « diligences exceptionnelles » :

• Frais de délivrance des documents sur support papier. Par exemple, la délivrance d'une copie du carnet d'entretien ou d'un diagnostic technique, 
• Frais et les honoraires liés aux ventes de lots. Il s'agit, notamment de « l'état daté » (380€ TTC au maximum) qui fait le point sur l'état des comptes du copropriétaire vendeur,
• Préparation, la convocation et la tenue d'une AG à la demande d'un ou de plusieurs copropriétaires, pour des questions concernant leurs droits ou obligations : convocation, présence à l'AG.

Des prestations hors contrat sont possibles

Le syndic peut conclure avec la copropriété une convention portant sur des « prestations de services » (art. 18-1 A, II de la loi de 1965). Une autorisation expresse de l'AG doit être donnée à la majorité de l'article 24. Il peut s'agir, par exemple, de services de conciergerie, de baby-sitting… Ces prestations ne peuvent pas figurer au contrat du syndic.